Planifier et gérer un projet de TIC en 30 secondes
Planifier et gérer un projet de TIC en 30 secondes
  • Les projets de TIC sont des projets comme les autres (les lois de la gestion de projet s’appliquent à eux comme à tous vos projets);
  • Les décisions en matière de numérique sont trop importantes pour être laissées seulement à votre responsable de TIC ou à vos fournisseurs (assurez-vous que la haute direction s’en mêle et que les directions concernées soient entendues);
  • Les propriétaires ou les hauts dirigeants de votre entreprise feront rarement de bons chefs pour votre projet de TIC (trop de chats à fouetter). Il vaudra mieux recruter un gestionnaire qui pourra y consacrer tout son temps;
  • Pour obtenir l’adhésion de votre personnel au projet, il faut tenir compte de ses craintes et de ses appréhensions en l’informant constamment et en le formant adéquatement (vous en ferez rarement trop en ces matières).

« Le projet de TIC moyen coûte 45 % plus cher qu’espéré au départ et rapporte 56 % moins de profits qu’anticipé »

L’avenir sourit à ceux qui se préparent bien!

Trop de projets de toutes sortes échouent, parce qu’ils ne sont pas aussi bien planifiés et gérés qu’ils devraient l’être. Selon un article de McKinsey, le projet TIC moyen coûte 45 % plus cher qu’espéré au départ, qu’il prend 7 % plus de temps à compléter que prévu et qu’il rapporte 56 % moins de profits qu’anticipé.

Ces problèmes peuvent survenir pour différentes raisons. Les recherches ont ainsi montré que les dirigeants ne disposent pas toujours de connaissances suffisantes sur les « pratiques de TIC exemplaires » à mettre en œuvre (une lacune que ce site essaie de corriger).

Votre entreprise est prête à planifier et à gérer son projet numérique?

Les gestionnaires de projet errent parfois, parce qu’ils subissent trop de pression et précipitent les choses. Enfin, les responsables font parfois fi, au stade de la prise de décisions, de données qui devraient les inciter à redoubler de prudence. Une planification et une gestion de projet de TIC professionnelles permettront au contraire aux PME d’éviter les pièges les plus fréquents qui la guettent (surprises de dernière minute, explosion des retards, insatisfaction des utilisateurs, etc.)

Bien gérer votre projet de TIC veut dire :

  1. COMMENCEZ PAR ÉTABLIR QUEL SERA LE BUT DU PROJET, son ampleur (quel service sera touché par exemple) et décliner ce qu’il ne permettra pas de réaliser (oui, vous devrez sans doute laisser certaines fonctionnalités de côté jusqu’à la prochaine fois);
  2. TENTEZ DE CHIFFRER AVEC PRÉCISION LES OBJECTIFS À ATTEINDRE grâce au projet, par exemple « augmenter les ventes de 33 % ou couper les délais de livraison aux clients de 50 % » ;
  3. PRODUISEZ UN BUDGET dans lequel vous tiendrez notamment compte du temps que passeront vos employés dans le projet et inclurez une disposition pour imprévus;
  4. ÉTABLISSEZ LE CALENDRIER DES TÂCHES que vous devrez entreprendre (tenir compte du temps qu’il faut, en moyenne, pour réaliser un projet du même genre vous aidera à fixer des échéances réalistes);
  5. CRÉEZ L’ÉQUIPE DE PROJET qui sera chargée de réaliser ces tâches, établissez la méthode de prise de décisions, définissez le rôle et les responsabilités de chacun de ses membres, etc.;
  6. CONFIEZ LA MISSION DE DIRIGER CETTE ÉQUIPE À UN CHARGÉ DE PROJET qui possède à la fois des compétences techniques et des compétences sociales. En effet, votre chargé de projet deviendra l’ambassadeur du projet dans au sein des divers services. Il devra s’armer de patience et, tout en douceur, débusquer les résistances dans l’équipe et faciliter les rapports entre les employés, la direction, les fournisseurs, etc. Le chargé de projet aura le temps de se consacrer au projet parce que ces tâches habituelles auront été réaménagées en conséquence;
  7. MENEZ UNE ANALYSE DES RISQUES qui guettent votre projet et définissez les moyens qui vous permettront de les contourner. Par exemple, un risque courant est le « dépassement de coûts ». Comment prévoyez-vous éviter ce risque ? Une révision régulière du budget, une portion du budget plus grande à la contingence, l’adhésion à un programme d’aide publique, etc.;
  8. REPÉREZ LES PARTIES PRENANTES DU PROJET, c’est-à-dire les groupes qui pourraient être touchés par celui-ci (par ex., les clients de la PME, ses partenaires, ses fournisseurs), évaluez de quelle manière l’initiative les affectera et trouvez des façons de mitiger tout effet négatif;
  9. DOTEZ-VOUS D’UN PLAN DE COMMUNICATION ET D’UN PLAN DE DÉVELOPPEMENT DES COMPÉTENCES, lesquels permettront respectivement à votre personnel de savoir ce qui s’en vient et de s’y préparer;
  10. VEILLEZ À FAIRE UN SUIVI SERRÉ DES PROGRÈS RÉALISÉS dans le projet (assurez-vous notamment que la haute direction et même le conseil d’administration se penchent périodiquement sur ce qui s’y passe).
Gabarit d’énoncé de projet

Vous voulez vous préparer pour le changement?

Votre entreprise est arrivée au stade de la gestion du changement et du développement des compétences des employés qui utiliseront les systèmes qu’elle mettra en œuvre? L’outil Gabarit d’énoncé de projet vous aidera à préparer le déploiement de votre projet et à le communiquer.

Ailleurs sur le Web

Il y a quelques années, Direction informatique a publié plusieurs articles de Suzanne  Rivard, professeure à HEC Montréal, sur le thème de la gestion de projets. Jetez-y un coup d’œil (ces textes ne parlent pas nécessairement des PME, mais ils contiennent malgré tout des renseignements utiles, en français).


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Gérer la transformation et développer les compétences

C'est bien connu, une communication inadéquate, une formation inappropriée ou une mauvaise planification de la main d’œuvre peuvent amener une diminution de la performance des employés, une résistance aux changements et des pertes financières assurées. La gestion du changement permet d'entreprendre avec succès les changements que vous désirez mettre en place.

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